メールでのやり取りで意図や目的が伝わらない時、それを理解してもらうためにメールのやり取りをひたすら続けような無駄な時間と労力をわざわざ続けるのはいかがなものでしょうか？
メラビアンの法則とは？
メラビアンの法則というものがあります。
メラビアンの法則とは、人と人がコミュニケーションを図る際、実は「言語情報7％」「聴覚情報38％」「視覚情報55％」という割合で影響を与えていることを示した心理学上の法則です。アメリカの心理学者であるアルバート・メラビアンによって提唱され、別名「3Vの法則」や「7-38-55ルール」などとも呼ばれています。
社内のやり取りのメールを見ていると、記載した文章に対しての誤解が生じているケースがあり、そのため、やりとりがどんどん頓珍漢な方向に進んでいるケースを目にします。
この時のコミュニケーションはメールの文章のみであり、「言語のみ」の情報になります。メラビアンの法則で考えると7％しか伝わっていません。そのため、こちらが意図した伝えたい情報を相手が理解できない場合に（理解できないような文章の場合）、ミスコミュニケーションが発生し、話が違う方向にどんどん進んでしまいます。
同じようなことは私も経験はしますが、私がお願いしたいメールに対しての返信を見て「あー、これは伝わっていないな」と感じた際はすぐに電話やWeb面談をして、自分の意図が伝わっているかを確認します。なぜなら、その後の誤解を是正するためのメールを作成するにも時間がかかりますし、誤解がまだ小さいうちに解決した方が時間も労力も最小限で済むためです。
一緒に仕事をしているメンバーにも「これ、伝わっていないからこじれる前に直接話をして確認したほうがいいよ」と提案するのですが、電話が嫌いなのか、面倒臭いのか、またメールで確認するケースも多く見られます。
ミスコミュニケーションが発生している場合にメールを作成する時、なぜ伝わっていないのか、どうやったら伝わる文章になるのか、そして誤解を解く内容、こちらが意図している内容、お願いしたい内容など文章として作成するわけですが、そのメールを多くの時間をかけて作成します。しかし、なかなか意図が伝わらない場合、何往復もメールのやり取りが発生するわけですね。
そしてその結果、業を煮やした人がCCから指摘が入り、そこで初めて電話やWeb会議が行われます。
しかし、もし「どうも伝わっていない」と感じた時、そこで1本電話すれば、たった5分で正しい情報共有ができたはずです。
メールが伝わらない原因
メールは「言語情報」です。電話も「言語情報」ではありますが「聴覚情報」を併せてメールにプラスαで情報を伝えることはできます。必要によってWeb会議もできますし、自身と伝えたい内容も含め「視覚情報」を伝えることができますからより正しい情報共有ができる環境に持って行くことは可能です。
上記の事例では、メールの文章が「相手に伝わらない」ので如何に伝わる文章を作るか、ということも問題なのですが、本当の問題は「この伝わらないメールのやり取りのために、どれだけの時間が無駄になったか」であり、またそれは「自分の時間だけではなく、他人の貴重な時間までも奪っている」ことも理解していないところが大きな問題ではないでしょうか。
皆、「仕事が忙しい」と言います。しかしメールを作成しているという時間、やり取りをしている間はこのメールに関する仕事は停滞している状態です。またそのメールを作るため、他の仕事も停滞することを理解していません。他の仕事止めてるわけですから、忙しくなるのは当然です。
電話やweb会議だと相手の仕事時間を中断してしまう、仕事を止めてしまう、ということで、メールやチャットの方が良いという考えもあります。しかし、問題が発生した際、電話や面談など相手とのコミュニケーションを疎かにしてしまうと、その後、無駄な時間や手間がかかり、そして結果的に色々な方に迷惑をかけてしまうということをよく理解してほしいと考えます。
皆さんはいかがお考えでしょうか？
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